POLITYKA PRYWATNOŚCI
Ostatnia aktualizacja: 31.10.2026 · wersja 2026-10-31
Obowiązuje od: 31 października 2026 r.
Dotyczy serwisu audyty-krakow.pl (świadectwa i audyty dla osób prywatnych i firm, Kraków i Małopolska).
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Pracownia Energetyczna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres siedziby: ul. Krowoderskich Zuchów 12/39, 31-272 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001272842, NIP 9452337748, REGON 545948808; adres do korespondencji: ul. Dajwór 14/19, 31-052 Kraków; e-mail: kontakt@audyty-krakow.pl; telefon: +48 12 400 49 50.
Kontakt we wszystkich sprawach danych osobowych: kontakt@audyty-krakow.pl albo pisemnie na adres do korespondencji.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd
Przetwarzamy dane, które przekazuje Pan/Pani sam(a), oraz dane, które powstają przy wykonywaniu usługi:
| Skąd | Jakie dane |
|---|---|
| Formularze na stronie (zamówienie świadectwa, ankieta do audytu, prośba o kontakt na stronie Zamów) | imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres budynku, odpowiedzi o budynku (np. powierzchnia, rok budowy, ogrzewanie, cel świadectwa lub audytu, preferowany termin), treść wiadomości; przesłane pliki: zdjęcia budynku (np. elewacji, ścian, okien, poddasza, piwnicy, źródła ciepła, miejsc z problemem) oraz dokumenty (np. rzut, projekt, protokół, poprzednie świadectwo); zaznaczone oświadczenia (zapoznanie się z informacją o danych, prawo do przesłanych dokumentów, żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia) z datą i godziną; adres IP i informacja o przeglądarce w chwili wysłania (ochrona przed nadużyciami) |
| E-mail (kontakt@audyty-krakow.pl) | adres e-mail, imię i nazwisko oraz treść korespondencji; dane, które poda Pan/Pani w wiadomości: telefon do kontaktu, adres nieruchomości, rodzaj budynku i jego dane (np. powierzchnia użytkowa, rok budowy, ogrzewanie, ciepła woda), cel świadectwa lub audytu, program dofinansowania, preferowany termin oględzin; dokumenty i zdjęcia dołączone do wiadomości (np. protokół odbioru, rzut, projekt, poprzednie świadectwo, rachunki za ogrzewanie, zdjęcie tabliczki znamionowej źródła ciepła); oświadczenia złożone w korespondencji (np. żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, akceptacja wyceny) - z datą wiadomości |
| Telefon i poczta głosowa (numer z pkt 1) | numer telefonu, z którego Pan/Pani dzwoni, oraz treść rozmowy lub wiadomości zostawionej w poczcie głosowej (np. imię, numer telefonu, adres budynku) |
| Osoby kontaktowe firm i instytucji | imię i nazwisko, stanowisko, służbowy telefon i e-mail, nazwa i NIP firmy - podane w korespondencji |
| Oględziny i realizacja usługi | dane o budynku zebrane na miejscu (wymiary, przegrody, instalacje), zdjęcia budynku i urządzeń (staramy się, by nie było na nich osób), notatki audytora |
| Świadectwo - centralny rejestr | dane właściciela i nieruchomości wymagane przepisami do sporządzenia świadectwa |
| Rozliczenia | dane do faktury, w tym NIP firmy; informacja o płatności |
| Dane techniczne | adres IP i informacje o przeglądarce zapisywane w logach serwera przy korzystaniu z serwisu (bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed nadużyciami) |
| Dokumenty od partnerów i instytucji | dane osób w dokumentach budynków, np. właścicieli - pkt 11 |
Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Nie pytamy o dochód ani numer PESEL - prosimy, aby ich Pan/Pani nie przesyłał(a) ani nie dołączał(a) skanu dowodu osobistego.
3. Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie (formularz na stronie, e-mail, telefon, poczta głosowa), przygotowanie wyceny, umówienie oględzin | art. 6 ust. 1 lit. b - działania na Pana/Pani żądanie przed zawarciem umowy; dla osób kontaktowych firm i instytucji - lit. f (nasz uzasadniony interes: kontakt służbowy) |
| Wykonanie umowy: oględziny, obliczenia, sporządzenie świadectwa lub audytu, przekazanie dokumentu, reklamacje | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Wprowadzenie świadectwa do centralnego rejestru i przechowywanie dokumentacji, na podstawie której je sporządzono | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny (ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków) |
| Faktury, księgowość, podatki | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Ochrona przed spamem i nadużyciami, bezpieczeństwo serwisu, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f |
Nie opieramy przetwarzania danych potrzebnych do odpowiedzi na zapytanie ani do usługi na zgodzie. Informację o przetwarzaniu danych zawiera ta polityka, do której odsyłamy przy kontakcie.
Nie podejmujemy wobec Pana/Pani decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu. Narzędzia obliczeniowe wspierają audytora, który sprawdza wynik i podpisuje dokument.
4. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Zapytania (formularz na stronie, e-mail, telefon), które nie zakończyły się zamówieniem, wraz z dołączonymi plikami | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z nami |
| Pliki dołączone do wiadomości lub przesłane formularzem, które nie są dokumentacją usługi (np. zdjęcia pomocnicze) | do zakończenia zlecenia i 30 dni po nim; jeśli nie doszło do zlecenia - 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane z realizacji usługi i umowy | czas umowy i okres przedawnienia roszczeń |
| Dokumentacja, na podstawie której sporządzono świadectwo | przez okres ważności świadectwa (10 lat) |
| Faktury i dokumenty księgowe | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości |
| Adres IP i dane przeglądarki w logach serwera (przy korzystaniu z serwisu) | 90 dni od zapisu |
| Kopie zapasowe | kopie są nadpisywane cyklicznie; dane usunięte z naszych systemów znikają z kopii zapasowych najpóźniej po 30 dniach |
Po upływie tych okresów dane usuwamy albo trwale anonimizujemy. Przegląd i usuwanie danych, których okres minął, wykonujemy co najmniej raz w miesiącu.
5. Komu przekazujemy dane
Dane, zdjęcia i dokumenty z formularzy na stronie trafiają szyfrowanym połączeniem (HTTPS) na serwer spółki (usługa api.audyting.com) u dostawcy serwera wymienionego niżej, a stamtąd do spraw prowadzonych przez spółkę. Wiadomości i dokumenty przesłane e-mailem trafiają do skrzynki pocztowej spółki, a następnie na dysk firmowy i komputer firmowy, na którym prowadzimy sprawy i wykonujemy obliczenia. W naszym imieniu i tylko w potrzebnym zakresie dane przetwarzają (podmioty przetwarzające, art. 28 RODO):
- dostawca serwera, na którym działa strona: IONOS SE (Niemcy) - serwer w Unii Europejskiej, na podstawie warunków przetwarzania danych (AVV) dostawcy;
- dostawca poczty e-mail, kalendarza i dysku na dokumenty: Google Ireland Ltd. (Google Workspace), na podstawie Cloud Data Processing Addendum;
- dostawca numeru telefonu i poczty głosowej: IP Telecom Bulgaria LTD (usługa Zadarma, Bułgaria - Unia Europejska), w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi telefonicznej; funkcje rozpoznawania mowy i AI są wyłączone;
- biuro rachunkowe i program do faktur: biuro rachunkowe prowadzące księgowość spółki oraz dostawca programu do wystawiania faktur - wyłącznie w zakresie danych z faktur i rozliczeń.
Odrębnymi administratorami są: minister właściwy, który prowadzi centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków - do rejestru wprowadzamy dane wymagane do świadectwa; kancelaria prawna (w razie sporu); organy publiczne - gdy wymaga tego prawo.
Zamiast formularza można napisać e-mail na kontakt@audyty-krakow.pl. Formularz nie wymaga zgody na przetwarzanie danych: dane z formularza przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie i wykonać usługę (pkt 3). Zgody marketingowej formularz nie zbiera.
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów marketingowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Serwer, na którym działa strona, znajduje się w Unii Europejskiej (Niemcy). Pozostali nasi dostawcy przetwarzają dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Google może przekazywać dane do USA - na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na kontakt@audyty-krakow.pl.
7. Pana/Pani prawa
Ma Pan/Pani prawo do: dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, a jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie - do jej cofnięcia w dowolnym momencie (bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie). Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Prosimy pisać na kontakt@audyty-krakow.pl albo na adres do korespondencji. Ma Pan/Pani także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Danych wprowadzonych do centralnego rejestru i dokumentacji świadectwa nie usuniemy przed upływem okresu z pkt 4, bo wymagają tego przepisy.
8. Czy musi Pan/Pani podać dane
Nie, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie, a bez danych budynku i dokumentów nie wykonamy usługi. Informacje o budynku, o które prosimy przy wycenie, są nieobowiązkowe - bez nich wycena może być mniej dokładna.
9. Bezpieczeństwo
Połączenia ze stroną są szyfrowane (HTTPS). Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez spółkę.
10. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Serwis nie zapisuje plików cookies ani danych w pamięci przeglądarki i nie używa narzędzi analitycznych ani reklamowych. Czcionki i skrypty serwisu ładujemy z naszego serwera, bez zewnętrznych dostawców.
11. Dane przetwarzane na zlecenie partnerów i instytucji
Gdy audytor, firma lub instytucja przekazuje nam dokumenty lub dane swoich klientów do obliczeń albo weryfikacji, administratorem tych danych jest ten partner lub instytucja, a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Jeśli Pana/Pani dane trafiły do nas tą drogą, żądania prosimy kierować do tego podmiotu - pomożemy mu je zrealizować. Nie dotyczy to danych właściciela wprowadzanych do centralnego rejestru przy sporządzaniu świadectwa - tu administratorem jesteśmy my (pkt 3).
12. Zmiany polityki
O zmianach informujemy na tej stronie (data i wersja u góry); przy zmianie istotnej dla trwającej współpracy - także e-mailem.